Tout savoir sur l’accès du CSE à la BDESE
À partir de 50 salariés, l’employeur doit mettre à disposition une base de données économiques, sociales et environnementales, plus connue sous le nom de BDESE. Cet outil rassemble les informations nécessaires pour préparer les consultations récurrentes du CSE, ce qui en fait une ressource particulièrement importante pour les élus.
En théorie, la BDESE doit faciliter l’accès à l’information. En pratique, beaucoup de questions se posent : tous les élus peuvent-ils y accéder ? Qu’en est-il des suppléants ? Des membres des commissions ? Des experts ? L’accès doit-il être permanent ? L’employeur peut-il organiser des droits d’accès différents ?
Derrière ces questions très concrètes se joue un point essentiel : la capacité du CSE à exercer utilement ses prérogatives. Faisons donc le point, de manière claire, sur les personnes qui ont accès à la BDESE, sur les modalités d’accès et sur les limites que l’employeur peut ou non poser.
La BDESE : un outil obligatoire à partir de 50 salariés
La mise en place d’une BDESE est imposée à partir de 50 salariés. Elle a vocation à regrouper les informations économiques, sociales et environnementales nécessaires aux consultations récurrentes du comité.
Autrement dit, il ne s’agit pas d’un simple espace documentaire facultatif. La BDESE est pensée comme un outil structurant du dialogue social, destiné à permettre aux élus d’analyser les données nécessaires à l’exercice de leurs missions.
Son intérêt est donc évident pour le CSE. Encore faut-il pouvoir y accéder dans des conditions réellement utiles.
Qui a accès à la BDESE ?
Le Code du travail accorde de manière certaine un accès à la BDESE aux élus titulaires du CSE ainsi qu’aux délégués syndicaux. La situation est plus nuancée pour d’autres personnes comme les suppléants, les membres de commissions ou les experts.
Il faut donc distinguer plusieurs situations.
Les élus titulaires du CSE : un droit d’accès certain
Le Code du travail vise les membres de la délégation du personnel du CSE. Comme la mise en place de la BDESE n’est obligatoire qu’à partir de 50 salariés, cela signifie concrètement que les élus titulaires des CSE de cette taille y ont accès.
Historiquement, la base de données, qui s’appelait d’abord BDU puis BDES, était accessible aux membres du comité d’entreprise et à ceux du CHSCT, mais pas aux délégués du personnel. Elle a été mise en place dès 2013 dans les entreprises de 300 salariés et plus, puis en 2014 dans celles de 50 à 300 salariés.
Le cas des suppléants : une vraie zone d’incertitude
C’est l’un des points les plus sensibles en pratique. Le Code du travail ne précise pas si les élus suppléants disposent du même droit d’accès à la BDESE que les titulaires, et les juges ne se sont pas encore prononcés clairement sur cette question.
Il subsiste donc une incertitude juridique réelle.
En pratique, si l’employeur ne dit rien de particulier, il est possible de considérer que chaque membre du CSE doit pouvoir accéder à l’information et que celle-ci peut être librement partagée au sein du comité.
Il peut également être opportun de faire reconnaître ce droit d’accès par accord collectif, afin d’éviter que le sujet ne reste dans une zone grise.
Important
Lorsqu’un suppléant remplace un titulaire absent, il a nécessairement accès à la BDESE. Sur ce point, il n’y a pas d’ambiguïté.
Le cas du CSE central et des CSE d’établissement
Lorsqu’il existe un CSE central et des CSE d’établissement, la logique de principe est que la BDESE est mise en place au niveau de l’entreprise et contient les informations mises à disposition du comité central et des comités d’établissement.
En pratique, beaucoup d’entreprises choisissent toutefois de créer des BDESE au niveau des établissements. Dans cette hypothèse, il peut exister des accès différenciés entre les membres du CSE central et ceux des CSE d’établissement.
Normalement, cette organisation doit être fixée par accord d’entreprise.
Bon à savoir
Les consultations sur les orientations stratégiques et sur la situation économique et financière sont normalement menées uniquement au niveau du CSE central, sauf décision contraire de l’employeur ou accord collectif. Pour la consultation sur la politique sociale, l’absence d’accord peut conduire à une consultation à la fois au niveau central et au niveau des établissements lorsqu’il existe des mesures d’adaptation spécifiques.
Et lorsqu’il existe un groupe ?
Dans un groupe, l’obligation de mise en place d’une base de données subsiste d’abord au niveau de l’entreprise.
Il est toutefois possible de prévoir, en plus, une base de données au niveau du groupe. Cette BDESE “groupe” s’ajoute alors aux BDESE d’entreprise. Sa mise en place suppose une convention ou un accord de groupe, qui détermine également les modalités d’accès.
Les délégués syndicaux, représentants syndicaux et autres acteurs
Les délégués syndicaux font partie des personnes auxquelles le Code du travail reconnaît expressément un droit d’accès à la BDESE.
Les représentants syndicaux au CSE, en tant que membres de droit de l’instance, doivent eux aussi être considérés comme titulaires de droits d’accès.
En revanche, les représentants de section syndicale ne disposent pas d’un accès de droit à la BDESE.
Les membres des commissions ont-ils accès à la BDESE ?
Le Code du travail ne reconnaît aucun droit d’accès spécifique à la BDESE pour les membres des commissions.
Cela vaut notamment pour des commissions pourtant importantes dans la vie du comité, comme la CSSCT, la commission économique, la commission de l’égalité professionnelle ou la commission d’information et d’aide au logement.
En pratique, lorsqu’un membre de commission est aussi élu du CSE, la question ne pose pas de difficulté : il accède à la BDESE en sa qualité d’élu.
Pour les autres, il n’existe pas d’accès automatique prévu par la loi.
Et les représentants de proximité ?
Si l’entreprise a mis en place des représentants de proximité par accord, il faut distinguer selon qu’ils sont ou non membres élus du CSE.
Lorsqu’il s’agit de salariés non élus, la loi ne leur garantit aucun accès à la BDESE. Là encore, seul un accord ou une pratique interne peut éventuellement organiser cet accès.
Le cas de l’expert du CSE
Les experts du CSE, y compris l’expert-comptable, ne figurent pas expressément parmi les personnes visées par le Code du travail comme bénéficiant d’un accès de droit à la BDESE.
Pour autant, si l’on raisonne à partir de leurs missions, la réponse est assez claire. L’expert-comptable mandaté dans le cadre d’une expertise récurrente peut se faire communiquer tous les documents qu’il estime utiles, qu’ils soient d’ordre économique, financier, social ou environnemental.
On peut donc en déduire sans grand risque qu’il doit pouvoir accéder aux informations contenues dans la BDESE lorsqu’elles entrent dans le champ de sa mission.
Bon à savoir
Si la Cour de cassation n’a pas encore tranché directement la question d’un accès à la BDESE, elle a déjà admis que l’expert pouvait demander davantage d’informations que celles qui y figurent (Cass. soc., 18 mai 2022, n° 20-21.444 et 19 avr. 2023, n° 21-25.563).
Le médecin du travail et l’inspection du travail
Le Code du travail ne reconnaît pas au médecin du travail un accès spécifique à la BDESE.
Toutefois, si l’employeur a accordé un accès aux membres de la CSSCT, le médecin du travail pourra y accéder en tant que membre de cette commission.
L’agent de contrôle de l’inspection du travail, lui, doit bien avoir accès à la BDESE de l’entreprise. C’est logique, puisque cette base rassemble des informations qui, auparavant, étaient directement transmises à l’administration.
Aujourd’hui, ces informations ne lui sont plus envoyées séparément : elles sont mises à sa disposition directement dans la BDESE.
Qui peut encore avoir accès à la BDESE ?
Les droits d’accès à la BDESE peuvent être fixés ou élargis par accord d’entreprise, conformément à l’article L. 2312-21 du Code du travail.
Il peut s’agir d’un accord majoritaire ou, en l’absence de délégué syndical, d’un accord conclu entre l’employeur et le CSE à la majorité des membres titulaires de la délégation du personnel.
Il est donc tout à fait possible de prévoir par accord l’accès d’autres personnes à la BDESE. Des droits d’accès peuvent aussi exister par usage interne dans l’entreprise.
Qui fixe les modalités d’accès à la BDESE ?
C’est ici un point souvent frustrant pour les élus : l’employeur est décisionnaire sur les modalités d’accès à la BDESE, et il n’a pas d’obligation générale de les définir avec eux.
L’administration recommande certes aux employeurs de construire la base en lien étroit avec les représentants du personnel et les organisations syndicales représentatives. Mais, en pratique, les situations sont très variables.
Certaines entreprises mettent en place des règles très claires, avec un support agréable, lisible et réellement exploitable. D’autres se contentent du minimum, sans effort de classement ni d’ergonomie.
Il existe toutefois une limite fondamentale : les modalités retenues doivent permettre au CSE d’exercer utilement ses compétences. Si l’accès est trop compliqué, trop restreint ou trop peu fonctionnel, l’obligation de l’employeur n’est pas correctement remplie, et un délit d’entrave peut être caractérisé.
Bon à savoir
L’employeur choisit à la fois les modalités d’accès et le support de la BDESE. Dans les entreprises d’au moins 300 salariés, en l’absence d’accord collectif, le support informatique s’impose (C. trav., art. R. 2312-12).
Les élus ont-ils un accès permanent à la BDESE ?
Si l’on lit strictement le Code du travail, la réponse semble être oui. L’article L. 2312-36 précise en effet que la base de données est accessible en permanence aux membres de la délégation du personnel du CSE, à ceux du CSE central et aux délégués syndicaux.
Mais cette idée d’accès permanent a rapidement été nuancée.
D’abord par l’administration, dès 2014, dans une circulaire qui a expliqué que cette permanence ne pouvait pas forcément signifier un accès 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7, notamment pour des raisons pratiques liées au support retenu.
En effet, lorsque la BDESE existe sur support papier ou via un intranet d’entreprise, un accès en dehors des horaires d’ouverture ou en dehors du temps de travail n’est pas toujours matériellement possible.
La Cour de cassation a validé cette approche dans un arrêt du 25 septembre 2019, n° 18-15.504, en admettant une base accessible soit par informatique pendant les heures de travail à partir de l’adresse IP des agences, soit sur support papier par courrier ou fax sur demande.
Les accès peuvent-ils être différenciés ?
Pour les élus du CSE, la logique est claire : ils doivent avoir accès à la BDESE et aux mêmes informations. Il n’y a pas de raison qu’un élu dispose d’un accès plus limité qu’un autre, sauf hypothèse particulière tenant à l’existence de CSE d’établissement et à une organisation spécifique prévue par accord.
En revanche, pour d’autres personnes, comme les membres de certaines commissions, rien ne semble interdire à l’employeur d’organiser des accès compartimentés ou partiels.
Questions fréquentes sur l’accès à la BDESE
Peut-on prévoir l’accès des suppléants dans le règlement intérieur du CSE ?
Le règlement intérieur du CSE peut toujours le prévoir, mais il ne peut pas créer à lui seul des droits supplémentaires pour les élus par rapport à ceux reconnus par le Code du travail. Une telle clause n’aura de réelle valeur que si elle est contresignée par le président du comité, donc par l’employeur.
Peut-on partager avec les salariés les informations figurant dans la BDESE ?
Il faut être très prudent. Certaines informations sont soumises à une obligation de discrétion ou de confidentialité. L’employeur doit d’ailleurs préciser lesquelles et pour quelle durée. En tout état de cause, il ne faut jamais partager les codes d’accès à la BDESE avec les salariés.
Une seule adresse de connexion pour tout le CSE est-elle suffisante ?
L’employeur fixe les modalités d’accès. Il peut donc prévoir une adresse unique au nom du CSE avec un mot de passe commun. Ce qui compte, c’est que tous les élus puissent effectivement se connecter. Si certains titulaires sont privés d’accès, en revanche, on entre dans le champ de l’entrave.
Peut-on exiger une version papier lorsque la BDESE est en ligne ?
Rien n’oblige l’employeur à fournir une base papier si le choix d’une BDESE dématérialisée a été fait, sauf accord collectif contraire. En revanche, la solution retenue doit permettre aux élus d’exercer utilement leurs compétences. Si la base est inexploitable et qu’aucune aide n’est proposée, des moyens d’action existent.
Que faire si la BDESE est papier et que certains élus ne travaillent pas sur site ?
L’employeur peut choisir un support papier, tant que cela permet un accès utile. Si certains élus sont éloignés du site, il doit trouver des solutions concrètes, y compris en transmettant les informations par courrier ou fax si nécessaire. À défaut, il est possible de se rapprocher de l’inspection du travail ou d’envisager une action pour délit d’entrave.
Ce qu’il faut retenir
La BDESE est un outil central du dialogue social dans les entreprises d’au moins 50 salariés. Les élus titulaires et les délégués syndicaux y ont un droit d’accès certain. Pour les suppléants, les membres de commissions ou d’autres acteurs, la situation est plus nuancée et dépend souvent des choix opérés par l’employeur ou par accord.
Même si l’employeur fixe les modalités d’accès, il ne peut pas organiser la BDESE de façon à empêcher les élus d’exercer réellement leurs prérogatives. L’accès doit être utile, effectif et adapté à la réalité du fonctionnement du comité.
Sur ce sujet comme sur beaucoup d’autres, la vraie question n’est pas seulement de savoir si la BDESE existe, mais si elle permet réellement au CSE de travailler.
Agora CSE vous accompagne
Chez Agora CSE, nous accompagnons les élus pour mieux comprendre leurs droits d’accès à l’information, analyser les obligations de l’employeur et sécuriser les conditions d’exercice de leurs missions, notamment sur des sujets aussi structurants que la BDESE.
Parce qu’un CSE bien informé, c’est d’abord un CSE qui peut réellement agir.