Tout savoir sur les informations mises à disposition du CSE via la BDESE
Si votre entreprise compte au moins 50 salariés, votre employeur doit avoir mis à votre disposition une base de données économiques, sociales et environnementales. Mais encore faut-il savoir précisément ce que cette base doit contenir, à quel rythme elle doit être enrichie, et quels leviers vous pouvez activer si des informations manquent.
En pratique, la BDESE est souvent mal comprise. Certains élus pensent qu’elle se limite à quelques tableaux de chiffres. D’autres ignorent qu’elle doit aussi contenir des informations indispensables aux consultations récurrentes, à l’index égalité professionnelle, ou encore, dans certaines entreprises, à des informations trimestrielles.
Il faut aussi garder en tête un autre point : ce n’est pas parce qu’une information figure dans la BDESE que vous pouvez ensuite la diffuser librement. Le sujet de la confidentialité est, lui aussi, essentiel. Voici donc un guide complet pour mieux comprendre le contenu de la BDESE, sa mise à jour, les possibilités de négociation et les recours du CSE lorsque l’information n’est pas au rendez-vous.
Le contenu imposé de la BDESE : un socle obligatoire
La BDESE comporte un socle d’informations qui doivent nécessairement y figurer. D’autres éléments dépendent de l’effectif de l’entreprise ou peuvent être aménagés par accord.
La difficulté, en pratique, c’est qu’il n’existe pas une liste unique, simple et exhaustive de tout ce qui doit figurer dans la BDESE. Le Code du travail fonctionne plutôt par thématiques, par rubriques, par indicateurs supplétifs, et surtout par renvoi aux besoins des consultations récurrentes.
En d’autres termes, la BDESE ne doit pas seulement contenir ce qui est expressément listé dans les articles qui lui sont consacrés. Elle doit aussi contenir toutes les informations nécessaires pour permettre au CSE de préparer utilement ses consultations récurrentes.
Des informations réparties à plusieurs endroits dans le Code du travail
Pour bien comprendre le contenu de la BDESE, il faut d’abord garder en tête qu’elle sert de support aux trois grandes consultations récurrentes du CSE : les orientations stratégiques de l’entreprise, la situation économique et financière, et la politique sociale, les conditions de travail et l’emploi.
Cela signifie que toutes les informations nécessaires à ces trois consultations doivent se retrouver dans la base, même si elles ne sont pas explicitement listées dans les articles spécifiquement consacrés à la BDESE.
La BDESE doit également comporter des informations relatives à l’index égalité professionnelle, y compris sur la méthodologie et le contenu des indicateurs.
Et si l’entreprise emploie au moins 1000 salariés pour le troisième exercice consécutif, elle doit aussi intégrer des données sur les éventuels écarts de représentation entre les femmes et les hommes parmi les cadres dirigeants et les membres des instances dirigeantes.
Important
Toutes les informations nécessaires aux consultations récurrentes doivent figurer dans la BDESE, même si le Code du travail ne les mentionne pas expressément dans les articles relatifs à la base elle-même.
Les informations trimestrielles dans les entreprises d’au moins 300 salariés
Dans les entreprises de 300 salariés et plus, la BDESE doit aussi intégrer certaines informations trimestrielles.
Ces informations portent notamment sur l’évolution générale des commandes et l’exécution des programmes de production, sur les éventuels retards de paiement des cotisations sociales, ainsi que sur l’évolution des effectifs et de la qualification des salariés par sexe.
Sur ce dernier point, le CSE doit pouvoir obtenir un suivi mois par mois du nombre de salariés en CDI, du nombre de salariés en CDD, des salariés à temps partiel, des salariés temporaires, des salariés appartenant à une entreprise extérieure et des contrats de professionnalisation.
L’employeur doit également faire apparaître le nombre de journées de travail accomplies, au cours de chacun des trois derniers mois, par les salariés titulaires d’un CDD et par les salariés temporaires, avec une présentation par sexe et par qualification, ainsi que les motifs ayant conduit au recours à des contrats autres que le CDI.
Il existe aussi une disposition plus discrète, mais intéressante : le livret d’épargne salariale peut être porté à la connaissance des représentants du personnel, y compris comme élément de la BDESE. Ce livret présente les dispositifs d’épargne salariale mis en place dans l’entreprise, comme la participation.
Ce point peut sembler plus marginal, mais il montre bien que la BDESE n’est pas un simple entrepôt de données comptables. Elle peut agréger des informations de nature très diverse, dès lors qu’elles intéressent le dialogue social et les droits des représentants du personnel.
Les grandes thématiques obligatoires de la BDESE
Même si la BDESE sert en priorité de support aux consultations récurrentes, elle n’est pas structurée juridiquement uniquement par consultation. Le Code du travail prévoit aussi des thématiques obligatoires.
La base doit ainsi comporter au moins les rubriques suivantes : l’investissement social, l’investissement matériel et immatériel, l’égalité professionnelle entre les femmes et les hommes, les fonds propres, l’endettement, l’ensemble des éléments de rémunération des salariés et des dirigeants, les activités sociales et culturelles, la rémunération des financeurs, les flux financiers à destination de l’entreprise et les conséquences environnementales de l’activité de l’entreprise.
En l’absence d’accord collectif, elle doit également comporter des informations sur les partenariats et, pour les entreprises appartenant à un groupe, sur les transferts commerciaux et financiers entre les entités du groupe.
Ces grandes rubriques sont ensuite détaillées, à titre supplétif, par les indicateurs prévus aux articles R. 2312-8 pour les entreprises de 50 à 300 salariés et R. 2312-9 pour celles d’au moins 300 salariés.
Important
Une BDESE ne peut pas se contenter de chiffres bruts. L’employeur doit aussi mettre à disposition des éléments d’analyse et d’explication. À défaut, il n’est pas dispensé de communiquer les rapports et informations qui existaient avant la BDESE, comme le bilan social.
Le contenu négocié de la BDESE : ce que l’accord peut changer
La BDESE peut être aménagée par accord collectif. Cet accord peut porter sur le contenu de la base, mais aussi sur son organisation, son architecture, ses modalités de fonctionnement, les droits d’accès, le niveau de mise en place dans les entreprises à établissements distincts, son support, ou encore ses modalités de consultation et d’utilisation.
Il doit s’agir d’un accord majoritaire ou, en l’absence de délégué syndical, d’un accord conclu entre l’employeur et le CSE à la majorité des membres titulaires de la délégation du personnel.
À défaut, un accord de branche peut, dans les entreprises de moins de 300 salariés, définir l’organisation, l’architecture, le contenu et les modalités de fonctionnement de la BDESE. En pratique, peu de conventions collectives abordent réellement ce sujet.
Il faut ici distinguer ce qui peut être négocié et ce qui ne peut pas être retiré.
Les neuf grandes thématiques obligatoires prévues par la loi ne peuvent jamais être écartées de la BDESE. En revanche, deux thématiques peuvent être totalement exclues par accord : les partenariats et, pour les entreprises appartenant à un groupe, les transferts commerciaux et financiers entre les entités du groupe.
L’accord peut aussi adapter le contenu détaillé des rubriques, autrement dit les indicateurs prévus par les articles réglementaires. C’est là que la vigilance des élus est particulièrement importante.
Car il est tout à fait possible, par le jeu de la négociation, de se retrouver avec des rubriques maintenues formellement dans la BDESE, mais en pratique vidées d’une partie importante de leur substance.
Bon à savoir
L’accord collectif peut aussi jouer dans l’autre sens et enrichir la BDESE. Il peut, par exemple, y intégrer les informations nécessaires aux négociations obligatoires ou à certaines consultations ponctuelles. Dans ce cas, lorsque les informations liées aux consultations ponctuelles sont insérées dans la base, l’employeur est dispensé de les transmettre séparément par écrit.
La temporalité des données : la BDESE ne parle pas que du présent
La BDESE ne contient pas uniquement des informations sur l’année en cours. Elle doit aussi permettre au CSE de disposer d’une vision rétrospective et prospective.
En principe, on y trouve des données portant sur les deux années précédentes ainsi que sur les trois années à venir. Autrement dit, la base couvre normalement une période allant de N-2 à N+3.
Pour les années futures, il s’agit bien entendu davantage de perspectives que de données définitivement stabilisées. L’objectif est de permettre au CSE de comprendre les grandes tendances à venir et les projections de l’entreprise.
Si l’employeur n’est pas en mesure de fournir des données suffisamment précises sur l’avenir, il doit le justifier et expliquer pourquoi.
Important
Cette temporalité sur six années fait elle-même partie des éléments qui peuvent être aménagés par accord collectif.
À quel rythme la BDESE doit-elle être mise à jour ?
Il n’existe pas de calendrier unique ou de date générale imposée pour la mise à jour de la BDESE, sauf cas particuliers comme l’index égalité professionnelle, qui doit être renseigné au 1er mars de chaque année.
Le principe est plus simple : les informations doivent être mises à disposition suffisamment tôt pour permettre au CSE de préparer utilement la consultation sur laquelle son avis est attendu.
Les consultations récurrentes sont en principe annuelles, même si leur périodicité peut être aménagée par accord, sans pouvoir dépasser trois ans.
L’employeur doit également informer les élus de l’actualisation de la base selon les modalités qu’il détermine. Dans une BDESE dématérialisée, cela peut par exemple passer par une notification signalant les ajouts ou mises à jour.
Que faire si des informations manquent dans la BDESE ?
Si la BDESE est incomplète, insuffisamment mise à jour, ou si certains élus titulaires n’y ont pas accès, on est face à une situation qui peut caractériser un délit d’entrave au fonctionnement régulier du CSE.
Dans ce cas, le comité peut saisir l’inspection du travail ou engager une action en justice. L’employeur s’expose alors à une amende pouvant aller jusqu’à 7 500 euros.
Si l’objectif est d’obtenir la communication d’informations manquantes, le CSE peut aussi saisir le tribunal judiciaire selon la procédure accélérée au fond, sur le fondement de l’article L. 2312-15 du Code du travail, afin de contraindre l’employeur à compléter la base, souvent sous astreinte.
Cette saisine n’a pas automatiquement pour effet de prolonger le délai dont dispose le comité pour rendre son avis. En revanche, en cas de difficultés particulières d’accès aux informations nécessaires, le juge peut décider de prolonger ce délai.
L’obligation de discrétion : un point à ne jamais négliger
Le fait d’avoir accès à la BDESE ne signifie pas que toutes les informations qui y figurent peuvent être librement partagées, y compris avec les salariés.
Certaines informations ont un caractère confidentiel. Les élus sont donc tenus à une obligation de discrétion à l’égard des informations de la base qui présentent ce caractère.
L’employeur doit d’ailleurs vous indiquer précisément quelles informations sont confidentielles, ainsi que la durée pendant laquelle cette confidentialité s’applique.
S’il ne le fait pas, il lui sera plus difficile de reprocher aux élus un manquement à cette obligation.
Il faut toutefois garder à l’esprit que la confidentialité ne peut pas devenir un prétexte pour empêcher le comité d’exercer utilement ses compétences.
Certaines informations sont d’ailleurs classées comme confidentielles directement par la loi, comme celles qui relèvent du droit d’alerte économique ou des procédés de fabrication.
Mais toute la BDESE ne peut évidemment pas être classée confidentielle.
Sur ce point, la Cour de cassation a précisé que le caractère confidentiel s’apprécie au regard de la nature et du contenu de l’information ainsi que des intérêts légitimes de l’entreprise. Une information déjà divulguée aux salariés ou au public ne peut, en principe, plus être couverte par cette obligation de discrétion.
Il est aussi fréquent que l’employeur demande aux élus de signer une charte de confidentialité avant l’accès à la base. Cela n’a rien d’inhabituel, mais il faut prendre le temps de lire ce document et de vérifier qu’il n’impose pas des restrictions excessives.
Attention
En cas de manquement à l’obligation de discrétion, l’élu peut s’exposer à une sanction disciplinaire, mais aussi à des sanctions civiles, voire pénales. Le non-respect de certaines obligations de confidentialité peut aller jusqu’à deux ans d’emprisonnement et 30 000 euros d’amende dans les hypothèses les plus graves.
Questions fréquentes sur les informations de la BDESE
Existe-t-il des règles sur la présentation des informations dans la BDESE ?
En l’absence d’accord, c’est l’employeur qui fixe les règles de présentation. Les neuf grandes thématiques et les informations correspondantes doivent toutefois être clairement identifiées. Sauf accord collectif, la BDESE ne peut pas être présentée uniquement sous l’angle des trois consultations récurrentes.
Nous sommes un CSE d’établissement. Avons-nous accès à toutes les informations au niveau central ?
En principe, la BDESE est mise en place au niveau de l’entreprise et comporte les informations mises à disposition du CSE central et des CSE d’établissement. En pratique, beaucoup d’entreprises créent des BDESE au niveau des établissements, avec parfois des accès différenciés. Cela doit normalement être organisé par accord d’entreprise.
Y a-t-il des informations fiscales dans la BDESE ?
Oui. Elles se retrouvent notamment dans la rubrique relative aux fonds propres. En l’absence d’accord, cette rubrique comprend par exemple des informations sur les impôts, taxes ou capitaux propres de l’entreprise.
Notre BDESE ne contient aucune information environnementale. Est-ce normal ?
Non. Les conséquences environnementales de l’activité de l’entreprise font partie des thématiques d’ordre public de la BDESE. Elles ne peuvent pas être écartées, même par accord.
Avons-nous des indicateurs sur la rémunération dans la BDESE ?
Oui. La BDESE contient des informations sur la rémunération des financeurs, mais aussi sur certains éléments relatifs à la rémunération des salariés et des dirigeants, notamment dans le cadre de l’égalité professionnelle. Certaines données peuvent toutefois être écartées si elles permettent d’identifier directement un salarié.
Avons-nous des indicateurs sur l’absentéisme ?
Oui, notamment à titre supplétif dans les entreprises d’au moins 300 salariés. On peut y trouver, par exemple, le nombre de journées d’absence, le nombre de journées théoriques travaillées ou encore les absences pour maladie et autres causes.
Avons-nous des informations sur les heures supplémentaires ?
Oui. Même si les articles réglementaires sur le contenu de la BDESE ne les mentionnent pas expressément, ces informations doivent être mises à disposition pour préparer la consultation sur la politique sociale. Elles portent notamment sur les heures supplémentaires accomplies dans la limite et au-delà du contingent annuel applicable.
La BDESE remplace-t-elle le bilan social ?
C’est bien l’idée. En principe, toutes les informations nécessaires à l’établissement du bilan social doivent figurer dans la BDESE. Certaines entreprises continuent néanmoins à établir un bilan social distinct.
Nous avons eu des informations sur l’index égalité, mais pas via la BDESE. Est-ce normal ?
Non. Les informations relatives à l’index égalité professionnelle, y compris la méthodologie et le contenu des indicateurs, doivent bien figurer dans la BDESE. Cette exigence relève de règles d’ordre public.
Nous aimerions avoir une version imprimée de la BDESE. Peut-on la demander ?
Oui, mais rien n’oblige l’employeur à fournir une version papier, sauf accord collectif en ce sens. Le format dématérialisé lui appartient, et il est même obligatoire à partir de 300 salariés. Rien n’empêche toutefois les élus d’imprimer les documents utiles pour leurs propres travaux.
Ce qu’il faut retenir
La BDESE ne se limite pas à quelques tableaux chiffrés. Elle doit contenir l’ensemble des informations nécessaires aux consultations récurrentes du CSE, ainsi qu’un certain nombre de rubriques, d’indicateurs et, selon les cas, d’informations complémentaires comme celles relatives à l’index égalité, aux écarts de représentation femmes-hommes ou encore aux informations trimestrielles dans les grandes entreprises.
Son contenu peut être aménagé par accord, mais certaines thématiques ne peuvent jamais disparaître. Sa mise à jour doit permettre au CSE de travailler utilement, et si des informations manquent, des recours existent.
Enfin, les élus doivent toujours garder à l’esprit que l’accès à l’information s’accompagne d’une obligation de discrétion sur certaines données. Bien utiliser la BDESE, c’est donc à la fois savoir y chercher les bonnes informations… et savoir les manipuler avec rigueur.
Agora CSE vous accompagne
Chez Agora CSE, nous accompagnons les élus pour mieux lire la BDESE, identifier les informations réellement utiles à leurs consultations, repérer les manques et sécuriser leurs demandes lorsqu’ils ne disposent pas de tout le contenu nécessaire.
Parce qu’une base de données ne sert vraiment que lorsqu’elle permet au CSE de comprendre, d’analyser et d’agir.
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