Tout savoir sur le registre du CSE
Dans les entreprises de petite taille, le registre du CSE occupe une place très concrète dans le fonctionnement de l’instance. Souvent appelé registre des réclamations, il permet de retranscrire les demandes des élus et les réponses de l’employeur.
C’est un outil simple en apparence, mais très utile en pratique. Il prépare la réunion du CSE, garde une trace des échanges et permet de formaliser les réclamations présentées au nom des salariés.
Encore faut-il bien savoir dans quelles entreprises ce registre est obligatoire, ce qu’il doit contenir, qui peut y accéder, et ce que les élus peuvent faire lorsque l’employeur ne le met pas en place ou ne le tient pas correctement. Faisons le point.
Quelles entreprises sont concernées par le registre du CSE ?
Le registre des réclamations concerne uniquement les entreprises de 11 à moins de 50 salariés.
Dans ces entreprises, il joue un rôle particulièrement utile, car il permet de préparer la réunion du CSE. En effet, dans cette tranche d’effectif, il n’y a pas d’ordre du jour à établir comme dans les entreprises d’au moins 50 salariés.
Le registre permet donc à la fois de structurer les échanges à venir et de conserver une trace de ce qui a été demandé et répondu.
Il s’inscrit dans la continuité de l’ancien registre utilisé à l’époque des délégués du personnel.
Important
Dans les entreprises de 11 à 50 salariés, le CSE doit être réuni au moins une fois par mois. L’existence ou non de réclamations dans le registre ne supprime donc jamais l’obligation de tenir la réunion.
Bon à savoir
Les entreprises d’au moins 50 salariés peuvent choisir de tenir un registre des réclamations, mais elles n’y sont pas obligées. Et surtout, cela ne les dispense ni d’établir un ordre du jour, ni de rédiger un procès-verbal de réunion.
Que contient le registre des réclamations ?
Le registre des réclamations retranscrit deux choses : les demandes des membres de la délégation du personnel du CSE et les réponses motivées de l’employeur.
Ces éléments peuvent être directement inscrits dans le registre ou être annexés à celui-ci. L’essentiel est que la trace écrite existe, soit lisible et suive une logique chronologique.
Avant la réunion, les membres de la délégation du personnel remettent à l’employeur une note écrite exposant l’objet des demandes présentées. Cette note doit être transmise deux jours ouvrables avant la date à laquelle ils doivent être reçus.
Après la réunion, l’employeur répond par écrit à ces demandes, au plus tard dans les six jours ouvrables suivant la réunion.
Le registre est donc alimenté à deux moments distincts.
D’abord par les élus, avant la réunion, lorsqu’ils formalisent les demandes qu’ils présentent à l’employeur. Ensuite par l’employeur, lorsqu’il apporte ses réponses. En pratique, cela signifie que l’employeur répond à la fois oralement pendant la réunion et par écrit via le registre.
Le registre n’est donc pas un simple support d’archivage : c’est un outil vivant du dialogue social dans les petites entreprises.
Exemple pratique
Si une réunion CSE a lieu un lundi, les demandes doivent être transmises au plus tard le jeudi précédent, les vendredi et samedi constituant les deux jours ouvrables requis. L’employeur doit alors répondre au plus tard le lundi suivant. Si le délai de deux jours ouvrables n’a pas été respecté par le CSE, l’employeur n’est pas tenu de répondre.
Sur quoi peuvent porter les réclamations ?
Les demandes portées dans le registre peuvent concerner des réclamations individuelles ou collectives relatives aux salaires, à l’application du Code du travail et des autres dispositions légales, à la protection sociale, ainsi qu’aux conventions et accords applicables dans l’entreprise, conformément à l’article L. 2312-5 du Code du travail.
Elles peuvent concerner aussi bien les salariés de l’entreprise que les travailleurs temporaires.
Il faut ici rappeler une distinction importante mise en avant par le ministère du Travail : réclamer, c’est demander l’application de la réglementation en vigueur ; revendiquer, c’est demander une évolution du droit ou une amélioration des règles existantes.
La délégation du personnel du CSE est compétente pour présenter des réclamations, pas des revendications. Cette nuance est importante, car elle délimite le champ d’utilisation normal du registre.
Le registre a-t-il une forme particulière ?
Le Code du travail ne prévoit pas de forme imposée pour le registre des réclamations.
En pratique, un cahier papier avec des pages numérotées peut parfaitement convenir. L’essentiel est de bien dater les inscriptions et de respecter un ordre chronologique clair.
Il est également possible de tenir un registre dématérialisé, à condition de pouvoir organiser correctement les accès en ligne, tant pour son alimentation que pour sa consultation.
Qui a accès au registre des réclamations ?
Les membres du CSE ont accès au registre des réclamations. C’est logique, puisqu’il s’agit d’un outil directement lié à l’exercice de leur mandat.
L’agent de contrôle de l’inspection du travail y a également accès.
Les salariés qui souhaitent en prendre connaissance peuvent eux aussi le consulter, mais dans des conditions précises : pendant un jour ouvrable par quinzaine et en dehors de leur temps de travail.
Concrètement, cela signifie que le registre ne doit pas être placé dans un endroit qui ne serait accessible qu’aux heures de travail. L’accès effectif doit être possible dans les conditions prévues.
Qui met en place le registre du CSE ?
C’est à l’employeur de mettre en place le registre des réclamations. Cette obligation lui incombe directement.
Il ne peut donc pas demander au CSE de l’acheter ou de le financer via son budget de fonctionnement. Le registre n’est pas une charge du comité, mais une obligation liée au fonctionnement normal de l’instance dans les entreprises concernées.
Que faire en l’absence de registre ?
La tenue du registre s’impose à l’employeur. Il ne peut pas contourner cette obligation, ni considérer qu’elle disparaît parce que les élus n’en ont pas fait la demande. Si rien n’a été mis en place, les élus peuvent exiger l’ouverture du registre et se rapprocher de l’inspection du travail en cas de difficulté.
Si l’employeur ne met pas en place le registre ou ne le remplit pas correctement, il est possible d’engager une action pour délit d’entrave au fonctionnement du CSE devant le tribunal correctionnel.
Cette infraction est punie de 7 500 euros d’amende pour une personne physique. Autrement dit, il ne s’agit pas d’un simple oubli administratif sans conséquence.
D’autres registres intéressent aussi le CSE
Il n’existe pas d’autres registres exclusivement dédiés au fonctionnement quotidien du CSE comme l’est le registre des réclamations dans les petites entreprises. En revanche, plusieurs registres obligatoires dans l’entreprise intéressent directement les élus et doivent être connus.
Les trois principaux sont le registre des dangers graves et imminents, le registre des alertes en matière de santé publique et d’environnement, et le registre unique du personnel.
Le registre des dangers graves et imminents
Lorsqu’un élu du CSE constate qu’il existe une cause de danger grave et imminent, notamment par l’intermédiaire d’un travailleur, il alerte immédiatement l’employeur.
Ce droit d’alerte oblige l’employeur à déclencher une enquête avec l’élu concerné et à consigner l’alerte par écrit dans un registre spécial.
Ce registre doit comporter des pages numérotées et authentifiées par le tampon du comité. L’avis qui y est inscrit doit être daté et signé. Il doit préciser les postes de travail concernés, la nature et la cause du danger constaté ainsi que le nom des travailleurs exposés, conformément à l’article D. 4132-1 du Code du travail.
Ce registre intéresse directement le CSE car il touche à l’exercice du droit d’alerte en matière de santé et sécurité.
Le registre des alertes en matière de santé publique et d’environnement
Ce registre permet de consigner l’alerte émise par un travailleur ou par un élu du CSE lorsqu’il estime que les produits ou procédés de fabrication utilisés ou mis en œuvre dans l’établissement font peser un risque grave sur la santé publique ou sur l’environnement.
Lorsque l’alerte vient d’un élu, l’employeur examine la situation conjointement avec lui et l’informe des suites qu’il entend donner.
L’alerte, qu’elle provienne d’un salarié ou d’un élu, doit être inscrite dans un registre spécial, datée et signée. Elle doit mentionner les produits ou procédés concernés, les conséquences potentielles pour la santé publique ou l’environnement, ainsi que toute information utile à l’appréciation de la situation.
Ce registre est tenu, sous la responsabilité de l’employeur, à la disposition des représentants du personnel au CSE.
Le registre unique du personnel
Dernier registre particulièrement utile pour les élus : le registre unique du personnel.
Il doit être ouvert dès l’embauche du premier salarié. Les noms et prénoms de tous les salariés y sont inscrits dans l’ordre des embauches, de manière indélébile.
Ce registre est tenu à la disposition du CSE. Il permet notamment d’obtenir des informations utiles sur les effectifs de l’entreprise et sur les embauches.
Important
Les élus doivent pouvoir consulter ces différents registres lorsqu’ils en ont besoin. Refuser cet accès constitue une entrave. L’employeur qui ne met pas en place le registre des alertes en matière de santé publique et d’environnement ou celui des dangers graves et imminents s’expose à une amende de 10 000 euros, portée à 30 000 euros en cas de récidive, ainsi qu’à un an d’emprisonnement. L’absence de registre du personnel ou le refus d’accès à ce registre est quant à lui puni de 750 euros d’amende.
Questions fréquentes sur le registre du CSE
Si aucune réclamation n’est déposée un mois donné, la réunion du CSE est-elle supprimée ?
Non. La réunion doit être maintenue. Plus largement, il n’est pas possible de supprimer une réunion du CSE sans la reprogrammer, car la fréquence légale annuelle doit être respectée. À défaut, il y a délit d’entrave.
Un salarié peut-il inscrire lui-même une réclamation dans le registre ?
Non. Cette prérogative appartient aux élus titulaires et suppléants du CSE.
Ce qu’il faut retenir
Le registre du CSE est un outil obligatoire dans les entreprises de 11 à moins de 50 salariés. Il permet de formaliser les demandes des élus, d’encadrer les réponses écrites de l’employeur et de garder une trace claire des échanges.
Sa tenue ne relève pas du bon vouloir de l’employeur. Elle constitue une obligation légale. Son absence, sa mauvaise tenue ou le refus d’y donner accès peuvent caractériser une entrave.
Pour les élus, bien maîtriser ce registre, c’est mieux préparer les réunions, mieux suivre les réponses apportées et mieux sécuriser l’exercice de leurs missions.
Agora CSE vous accompagne
Chez Agora CSE, nous accompagnons les élus pour clarifier leurs droits, sécuriser le fonctionnement de leur instance et utiliser efficacement les outils à leur disposition, y compris sur des sujets qui paraissent simples mais qui ont de vraies conséquences juridiques, comme le registre du CSE.
Bien connaître les règles du jeu, c’est aussi mieux faire vivre le dialogue social au quotidien.